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Uma regra de transferência é apenas metade da história. Uma vez que o agente passa uma conversa, uma pessoa precisa realmente assumi-la. É assim que isso funciona, e como garantir que uma transferência às 21h não seja um cliente deixado esperando.

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Como sua equipe fica sabendo

Uma conversa transferida chega à Caixa de entrada como Aguardando resposta e, se a atribuição se aplicar, atribuída a um colega. A equipe é avisada por meio de notificações do navegador: ative-as no sino de notificações, onde Novas mensagens e Novas conversas podem ser habilitadas separadamente. Uma conversa recém-atribuída mostra um alerta de “Atribuída a você”. As notificações do navegador só chegam a alguém cujo navegador as permite e que está com a Ciarem aberta, então trate-as como um lembrete, não como uma garantia. A contagem de Aguardando resposta na Caixa de entrada é a fonte da verdade.

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Fique disponível

O cabeçalho da Caixa de entrada mostra o status da sua Sessão, e ele controla se novas conversas chegam até você:
  • Ativo: você recebe novas conversas.
  • Inativo: você não recebe novas conversas.
  • Em pausa: você não recebe novas conversas.
Deixe-se em Ativo durante as horas em que você atende os chats. Se todos estiverem em Inativo ou em pausa, uma transferência não tem para quem ir.

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Disponibilidade da equipe e fora do horário

A prontidão inclui uma verificação de Disponibilidade da equipe exatamente por esse motivo: alguém precisa estar em Ativo para receber as transferências. Quando a sua clínica está fechada e ninguém está em Ativo, uma conversa transferida simplesmente aguarda na Caixa de entrada até alguém voltar e trabalhá-la. Nada se perde, mas o cliente espera, então alguns hábitos ajudam:
  • Mantenha pelo menos uma pessoa em Ativo durante o horário de funcionamento.
  • Verifique Aguardando resposta na Caixa de entrada todos os dias, logo cedo, e deixe em zero.
  • Se muitas transferências acontecem fora do horário, considere uma regra de transferência ou uma primeira mensagem que defina expectativas sobre quando uma pessoa vai responder.
Uma transferência não trabalhada é o mesmo lead perdido que uma mensagem não respondida, só que mais lento. A disponibilidade somada a um hábito diário na Caixa de entrada é o que fecha essa lacuna.